どうも、某メーカー企画マンのyasuです。
わたしの仕事論をご紹介する記事の第２回目です。なるべくシンプルに、そして読んだその日から使えるノウハウをご紹介します。（今までの記事はこちら）
今回のテーマは「議事録」です。みなさんは、議事録に時間をかけていませんか？ 実は議事録の取り方の工夫１つで、仕事の効率アップへ繋げることができます。
それでは、議事録を”思考フォーマット” として活用する【yasu流 議事録メソッド】をご紹介します。
それでは、もう少し具体的にご説明します。
① 自分の議事録フォーマットを決めておく
② 議事録は思考を整理する「手段」として使う
③ MTG終了と同時に議事録メールを送信する
その① 自分の議事録フォーマットを決めておく
自分なりのフォーマットを決めておくことで、無駄な時間無しに議事録を取り始め、思考に集中することができます。ちなみにわたしは、議事録を以下のようにフォーマット化してます。目的/結論/AI（アクションアイテム）の３点を抑えておけば、関係者も上司もそれで十分なのです。むしろ、ダラダラ書いても誰にも読まれないメールとなります。
■目的
新機能「◯◯◯◯」の案件洗い出しおよび、今後の進め方の意識合わせ
■結論
企画書を元に議論し案件の洗い出し済み。開発観点で基礎検討を実施した後に、幹部へ報告し方向付けする。
→AI
・本日のレビュー内容で企画書を更新する ★企画 6/26(水)
・新機能のフィージビリティー検討 ★ソフト開発 6/28(金)
＝＝その他、細かいメモ＝＝＝＝＝＝＝＝＝
・◯◯のニーズが高まってきており、他社の△△もウォッチが必要
・ほにゃらら
その② 議事録は思考を整理する「手段」として使う
MTGでは、上記のフォーマットに沿って思考します。まずMTGの目的（＝ゴール）は何なのか、参加者の１人ひとりに求められる役割は何かを合意します。そして目的に沿って議論を行い、残り10分で結論とAIをまとめます。
絶対に避けたいのが「じわぁっと始まり、じわぁっと終わるMTG」です。議事録フォーマットを頭の中で持っておくことで、全員の時間を有効に使うことができます。わたしは“記録として”というよりも”思考の整理として”議事録を活用しています。
その③ MTG終了と同時に議事録メールを送信する
わたしは、社外の方もしくはお偉いさんが参加しているMTGを除いて、即座に議事録を出します。上記①②を実践すると、自ずとMTG終了と同時に議事録メールを送信できるのです。すぐに出せない場合は、「MTGの目的が不明確だったか」「ファシリテーションがうまくいかなかったか」といった原因が考えられます。目的意識を持っていれば、こうした原因を分析して、さらに今後のワーク効率UPに繋げることができるわけです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。議事録フォーマットを決めて、思考の整理に使い、MTG終了と同時に発信する。この３点を実践するだけで、仕事全体の効率がぐっと上がります。少なくとも、MTG終了後に記憶を辿りながら時間をかけて議事録を書く、なんてことは非効率です。
議事録を制する者は、仕事を制する。今回のyasuの【プチ仕事論 2】のテーマは議事録でした。（今までのプチ仕事論の記事はこちら）
今後も【プチ仕事論】を発信していきますので、Twitterをフォローしていただけると嬉しいです(^^)
